Każdą sprawę, którą odbiorca uzna za ważną lub nietypową może zgłosić na piśmie lub ustnie do Zarządu. Zarząd podejmie decyzję bezpośrednio lub określi sposób załatwienia sprawy, wyznaczy pracowników odpowiedzialnych za rozwiązanie oraz ostateczny termin załatwienia.

W celu załatwienia rutynowych spraw odbiorca może zwrócić się bezpośrednio do odpowiedniego działu Geotermia Koło Sp. z o.o.